Política de privacidad

Identidad y alcance

COSMAZIA S.A.S., Colombia. Canal empresarial: contacto@cosmazia.com. WhatsApp empresarial: +573152629919.

Dirección de correspondencia: Calle 37 Sur # 72M-9, Bogotá D. C., Colombia. Es un punto adicional para recibir comunicaciones, no una sede de atención presencial.

COSMAZIA actúa como responsable cuando decide el tratamiento de los datos recibidos para sus propias consultas comerciales y solicitudes de prueba. Cuando trata datos de contactos y conversaciones por cuenta de una empresa usuaria y siguiendo sus instrucciones, actúa como encargado; esa empresa determina las finalidades y las condiciones de uso como responsable. El alcance debe quedar recogido en el acuerdo aplicable con cada empresa.

Información y finalidades

Si nos contactas, podemos recibir tu nombre, empresa, correo o número de WhatsApp y el contenido que decidas incluir. Esa información permite responder tu consulta, evaluar una solicitud de prueba y comunicar sus condiciones antes de activar el acceso. Una solicitud no crea automáticamente una cuenta ni garantiza admisión.

Las funciones actuales de la plataforma permiten gestionar usuarios autorizados, contactos con nombre y teléfono, etiquetas y notas, conversaciones y mensajes de WhatsApp, y actividades de seguimiento. El contenido depende de lo que la empresa y sus contactos compartan. Estas funciones sirven para atender conversaciones, consultar el contexto del contacto y organizar el seguimiento por cuenta de la empresa.

No incluyas datos sensibles, información de menores ni información de terceros que no sea necesaria para tu consulta. El tratamiento requiere la autorización previa e informada que corresponda o una excepción legal aplicable; abrir un enlace de WhatsApp no autoriza por sí solo cualquier uso posterior de la información.

Tus derechos

Puedes acceder gratuitamente a tus datos, conocer su uso y pedir su actualización o corrección. También puedes solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales, y pedir revocación o supresión cuando proceda. Las obligaciones legales o contractuales pueden limitar la supresión.

Puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo ante el responsable o encargado. Estos derechos se recogen en la Ley 1581 de 2012, artículos 8 y 16.

Canal y solicitud

El representante legal de COSMAZIA atiende manualmente las consultas y reclamos en el correo empresarial. Presentar una solicitud es gratuito.

Escribe a contacto@cosmazia.com con el asunto «Solicitud de datos personales». Indica si deseas consultar, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de tus datos, o presentar un reclamo sobre su tratamiento.

• Tu nombre y una dirección de respuesta.
• Los hechos y la información relacionada: número o correo asociado, empresa, conversación o fecha aproximada, cuando corresponda.
• Los documentos que sustenten el reclamo, si existen. Si actúas por otra persona, indica tu relación o representación.

No envíes contraseñas ni documentos de identidad completos en el primer mensaje. Puede ser necesario verificar tu identidad o representación antes de entregar información. Si los datos pertenecen a una empresa usuaria, la atención debe coordinarse con esa empresa como responsable.

Plazos de respuesta

La Ley 1581 de 2012, artículos 14 y 15, establece estos plazos:

• Consultas: hasta 10 días hábiles desde su recepción; la ampliación puede ser de hasta 5 días hábiles adicionales, informando los motivos y la nueva fecha de respuesta antes del vencimiento.
• Reclamos: hasta 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; pueden ampliarse hasta 8 días hábiles adicionales, informando el motivo y la nueva fecha de respuesta antes del vencimiento.
• Si un reclamo está incompleto, se pide la información faltante en los 5 días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses desde ese requerimiento sin completar la información, se entiende desistido.
• Si quien recibe el reclamo no es competente, debe trasladarlo en un máximo de 2 días hábiles e informar al solicitante.

La ley también exige registrar en la base de datos «reclamo en trámite» y su motivo dentro de 2 días hábiles de recibirlo completo, hasta que se decida. El plazo legal de respuesta no equivale a un plazo de eliminación efectiva. Cuando proceda la supresión, la atención debe incluir las acciones correspondientes; un acuse de recibo no sustituye la resolución del reclamo.

Conservación y eliminación

Revisamos mensualmente nuestras consultas comerciales y solicitudes de prueba. Eliminamos las que lleven 90 días sin continuidad, salvo que exista una necesidad de conservación justificada y documentada por su finalidad o una obligación legal o contractual. Esta revisión es manual, no un borrado automático. Puedes solicitar la supresión antes de ese momento cuando proceda.

La información necesaria para prestar un servicio activo y los soportes sujetos a obligaciones legales tienen reglas de conservación distintas. Los 90 días no se aplican automáticamente a los contactos, mensajes o actividades gestionados por las empresas usuarias: su tratamiento debe seguir las instrucciones del responsable y el acuerdo aplicable.

Al atender una solicitud, informaremos las acciones realizadas, los datos que deban conservarse y el motivo. La limpieza de la papelera del correo de contacto está configurada a 30 días. Ese plazo es distinto de los 90 días sin continuidad y no garantiza la eliminación inmediata de todas las copias del proveedor. Zoho describe por separado sus mecanismos de conservación y recuperación en su política de eliminación y retención.

Las copias de seguridad, archivos y mecanismos de recuperación deben considerarse al atender la supresión. La eliminación manual de un mensaje de correo no demuestra la supresión de los datos del producto ni de todas las copias de Zoho. No anunciamos un plazo único de borrado total para todos los sistemas. Esto no permite conservar datos indefinidamente ni suspende la atención de tus derechos. Archivar una actividad no elimina sus datos.

Correo y WhatsApp

COSMAZIA utiliza Zoho Mail para recibir, conservar y responder los mensajes enviados al correo empresarial. El canal de WhatsApp permite recibir y atender consultas comerciales y solicitudes de prueba. Estos servicios tienen sus propias condiciones de tratamiento y conservación.

El enlace de WhatsApp abre una conversación con el número empresarial y un mensaje precargado. Tú decides si lo envías; esta página no envía mensajes automáticamente.