Eliminación de datos

Canal y solicitud

El representante legal de COSMAZIA atiende manualmente las consultas y reclamos en el correo empresarial. Presentar una solicitud es gratuito.

Escribe a contacto@cosmazia.com con el asunto «Solicitud de datos personales». Indica si deseas consultar, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de tus datos, o presentar un reclamo sobre su tratamiento.

• Tu nombre y una dirección de respuesta.
• Los hechos y la información relacionada: número o correo asociado, empresa, conversación o fecha aproximada, cuando corresponda.
• Los documentos que sustenten el reclamo, si existen. Si actúas por otra persona, indica tu relación o representación.

No envíes contraseñas ni documentos de identidad completos en el primer mensaje. Puede ser necesario verificar tu identidad o representación antes de entregar información. Si los datos pertenecen a una empresa usuaria, la atención debe coordinarse con esa empresa como responsable.

Plazos de respuesta

La Ley 1581 de 2012, artículos 14 y 15, establece estos plazos:

• Consultas: hasta 10 días hábiles desde su recepción; la ampliación puede ser de hasta 5 días hábiles adicionales, informando los motivos y la nueva fecha de respuesta antes del vencimiento.
• Reclamos: hasta 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; pueden ampliarse hasta 8 días hábiles adicionales, informando el motivo y la nueva fecha de respuesta antes del vencimiento.
• Si un reclamo está incompleto, se pide la información faltante en los 5 días siguientes a su recepción. Si transcurren dos meses desde ese requerimiento sin completar la información, se entiende desistido.
• Si quien recibe el reclamo no es competente, debe trasladarlo en un máximo de 2 días hábiles e informar al solicitante.

La ley también exige registrar en la base de datos «reclamo en trámite» y su motivo dentro de 2 días hábiles de recibirlo completo, hasta que se decida. El plazo legal de respuesta no equivale a un plazo de eliminación efectiva. Cuando proceda la supresión, la atención debe incluir las acciones correspondientes; un acuse de recibo no sustituye la resolución del reclamo.

Respuesta y eliminación efectiva

La respuesta debe comunicar la resolución de tu solicitud y, cuando proceda, las acciones realizadas y su alcance. Enviar el correo no confirma por sí mismo la eliminación de los registros.

Puede ser necesario coordinar con la empresa responsable, verificar la titularidad o conservar información por una obligación legal o contractual. Cualquier limitación aplicable debe explicarse en la respuesta. La atención manual no sustituye la obligación de suprimir los datos cuando corresponda.

Conservación y eliminación

Revisamos mensualmente nuestras consultas comerciales y solicitudes de prueba. Eliminamos las que lleven 90 días sin continuidad, salvo que exista una necesidad de conservación justificada y documentada por su finalidad o una obligación legal o contractual. Esta revisión es manual, no un borrado automático. Puedes solicitar la supresión antes de ese momento cuando proceda.

La información necesaria para prestar un servicio activo y los soportes sujetos a obligaciones legales tienen reglas de conservación distintas. Los 90 días no se aplican automáticamente a los contactos, mensajes o actividades gestionados por las empresas usuarias: su tratamiento debe seguir las instrucciones del responsable y el acuerdo aplicable.

Al atender una solicitud, informaremos las acciones realizadas, los datos que deban conservarse y el motivo. La limpieza de la papelera del correo de contacto está configurada a 30 días. Ese plazo es distinto de los 90 días sin continuidad y no garantiza la eliminación inmediata de todas las copias del proveedor. Zoho describe por separado sus mecanismos de conservación y recuperación en su política de eliminación y retención.

Las copias de seguridad, archivos y mecanismos de recuperación deben considerarse al atender la supresión. La eliminación manual de un mensaje de correo no demuestra la supresión de los datos del producto ni de todas las copias de Zoho. No anunciamos un plazo único de borrado total para todos los sistemas. Esto no permite conservar datos indefinidamente ni suspende la atención de tus derechos. Archivar una actividad no elimina sus datos.

Más información

Consulta la política de privacidad o la página de contacto. Si agotas la consulta o el reclamo y consideras que tus derechos no han sido atendidos, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la Ley 1581 de 2012.